Harcerska Akcja Letnia 2019 w Okręgu Górnośląskim
Osoby odpowiedzialne za HAL w Okręgu Górnośląskim
hm. Piotr Homa HR - Przewodniczący Okręgu
- Koordynator Akcji Letniej.
- Sprawdzanie terminów zgłoszeń, danych w zgłoszeniach.
- Kontakt z Komendantami od momentu zgłoszenia do momentu rozliczenia.
- Zatwierdzanie wyjazdów jednostek z woj. Śląskiego.
phm. Jacek Łuczak HR - Sekretarz Okręgu
- Zatwierdzanie wyjazdów jednostek z woj. Opolskiego.
pwd. Jerzy Gliwicki HR - Skarbnik Okręgu
- Zatwierdzanie preliminarzy.
- Przyznawanie dostępów do kont bankowych.
- Szkolenie kwatermistrzów.
- Przyjmowanie rozliczeń obozów.
Aby zgłosić i zatwierdzić Akcję Letnią w okręgu należy spełnić poniższe wymogi i dotrzymać podanych terminów:
1. Do 30.04.2019 należy
- Wstępnie zgłosić organizację obozu przez ankietę zgłoszeniową (LINK)
- Zgłosić się do Skarbnika Okręgu z prośbą o przydzielenia konta obozowego (obowiązek ten dotyczy wszystkich obozów większych, niż na 25 osób)
Po otrzymaniu zgłoszenia obozu Zarząd Okręgu, jeśli nie ma zastrzeżeń, podejmuje uchwałę o wyrażeniu zgody na powierzenie funkcji komendanta oraz
kwatermistrza osobom wskazanym w zgłoszeniu obozu, a następnie komendantka chorągwi lub komendant chorągwi mianuje rozkazem komendanta oraz kwatermistrza.
2. Do 30.05.2019 należy:
- Wysłać do skarbnika opracowany preliminarz obozu
- Rozliczć składki za II kwartał br. (IV-VI.2019)
- Wysłać wypełnione oświadczenia do umów osób, z którymi planuje się zawrzeć umowy
- Zgłosić obóz w kuratorium
- Zgłosić w okręgu listę kadry
3. Nie później niż do 30.06 (i co najmniej 2 tyg. przed rozpoczęciem obozu) - zatwierdzenie obozu.
W wyjątkowych przypadkach (np. kurs pod koniec wakacji) - termin do ustalenia z osobą zatwierdzającą.
Uwaga! Na zatwierdzenie należy umówić się odpowiednio wcześniej.
Do zatwierdzenia potrzebne są:
- Część informacyjna planu pracy obozu
- Plan pracy obozu (zgrupowania)
Plan pracy zgrupowania drużyn harcerek zatwierdza komendantka chorągwi harcerek. Plan pracy zgrupowania drużyn harcerzy zatwierdza komendant chorągwi harcerzy.
Plan pracy zgrupowania drużyn z różnych chorągwi zatwierdzają wszyscy komendanci tych chorągwi. Zatwierdzenie ma być potwierdzone odręczną adnotacją na pierwszej stronie
planu pracy. Plany pracy podoobozów są załącznikami do planu pracy całości. Plany pracy samodzielnych obozów drużyn zatwierdza hufcowy, a komendantka / komendant chorągwi
otrzymuje plan pracy do wiadomości i również dokonują adnotacji na pierwszej stronie.
- Potwierdzenie zatwierdza wypoczynku w Kuratorium (nie wystarczy zgłoszenie)
- Preliminarz - zatwierdzony mailowo u Skarbnika Okręgu!
- Umowy zlecenia (wolontariatu), wypisane, gotowe do podpisu (wcześniejsza konsulatacja ze skarbnikiem, zaliczka na US i ewentualnie ZUS)
- karty kwalifikacyjne uczestników obozu.
- karty kwalifikacyjne uczestników obozu [XLS].
- karty kwalifikacyjne dorosłych uczestników obozu.
- karty kwalifikacyjne dorosłych uczestników obozu [XLS].
- Załącznik RODO do karty uczestników.
- Załącznik RODO do karty uczestników dorosłych.
- Lista uczestników.
- Dokumentacja kadry - zaświadczenia lekarskie, deklaracje, zakresy obowiązków, zaświadczenia KRK, potwierdzenie kwalifikacji.
- Umowa dzierżawy terenu lub ośrodka / szkoły.
- W przypadku wyjazdów jednostek posiadających zaległości składkowe - uzgodniony i zatwierdzony przez skarbnika plan spłaty zaległości,
wraz z pisemnym zobowiązaniem ich spłaty, podpisanym przez drużynowego.
- NNW i OC Kadry.
- Podpisane ZZ kierownika i ZM kierownika i kwatermistrza.
- Spis sprzętu obozowego, branego na wyjazd.
- Koszty pośrednie wpłacone na konto okręgu.
- Wydrukowaną książkę pracy obozu i podobozów.
- Wydrukowany zeszyt porad i zabiegów, zachorowań, chorych w izolatce.
- Szkic lub mapa przedstawiająca:
a) usytuowanie miejsca obozu wraz z oznaczeniem koordynat nawigacyjnych;
b) wyznaczone miejsce zbiórki do ewakuacji;
c) miejsca bezpiecznego schronienia (np. budynek szkoły, leśniczówki) wraz z określeniem sposobu i środków do realizacji ewakuacji;
d) drogi dojazdowe dla ekip ratowniczych;
e) drogi ewakuacyjne, względnie drogi dojścia do wyznaczonych miejsc zbiórki do ewakuacji oraz miejsc bezpiecznego schronienia.
- Listę przewidzianych kanałów łączoności (GSM, radiotelefony).
- Listę dostępnych na obozie środków do pozyskiwania informacji o sytuacji pogodowej i zagrożeniach z RSO.
4. Nie później niż 21 po powrocie z obozu - rozliczenie i podsumowanie, a następnie do 30 dni po otrzymaniu poprawek - przesłanie poprawionego rozliczenia obozu.
W rozliczeniu będą pomagać koordynatorzy finansowi - informacje u skarbnika
- Kwatermistrz zobowiązany jest do rozliczenia obozu pod względem finansowym u Skarbnika Okręgu. W przypadku brania na obóz dotacji i konieczności osobnego rozliczenia jej,
należy wysłać skarbnikowi skany faktur i innych dokumentów finansowych (do uzgodnienia, jeśli jest ich b. dużo) oraz wersję elektroniczną zestawienia (w excelu).
- Komendant zobowiązany jest do przesłania osobie, u której zatwierdzał wyjazd, sprawozdania obozowego (tj. opisu które części planu pracy zostały wykonane, a które nie)
Nierozliczenie obozu lub nieprzesłanie sprawozdania w terminie będzie skutkować wyciagnięciem konsekwencji służbowych,
Uwaga komendanci! W związku ze zmianą przepisów państwowych i regulaminów ZHR,
włącznie z zakazem pełnienia funkcji komendanta / kwatermistrza.
koniecznie zapoznajcie się z poniższymi dokumentami:
- protokół uzgodnień w zakresie wzmocnienia bezpieczeństwa na obozach harcerskich pod namiotami
- ustawa o wypoczynku
- rozporządzenie MEN
- instrukcja ZHR w sprawie organizacji obozów i biwaków
- regulamin bezpieczeństwa ZHR
- instrukcja prowadzenia dokumentacji finansowej na obozach ZHR
- instrukcja sanitarna
Materiały ze szkolenia dla komendantów i kwatermistrzów:
- aspekty prawne
Inne przydatne dokumenty.
Uwaga! Odnośniki do aktów prawnych oraz dane teleadresowe w poniższych dokumentach mogą być nieaktualne.
- książka pracy obozu (stanowi załącznik do planu pracy obozu)
- dziennik zajęć podobozu
- deklaracja w sprawie zdrowia i życia dziecka (wypełniają komendant i wychowawcy)
- zobowiązanie o odpowiedzialności materialnej (wypełnia komendant i kwatermistrz)
- lista kadry (nie trzeba wypełniać, jeśli jest w części informacyjnej planu pracy)
- lista uczestnikow
- protokół powypadkowy
- zakres obowiązków kierownika (wystarczy podpisanie zakresu w książce pracy obozu)
- zakres obowiązków wychowawcy (wystarczy podpisanie zakresu w książce pracy obozu)